Bir HRIS gerçekte ne yapar
Bir İK bilgi sistemi (HRIS), çalışan verilerini saklamak ve yönetmek ile bunların etrafındaki günlük süreçleri yürütmek için tek bir yerdir. Tipik özellikler arasında merkezi çalışan kaydı, devamsızlık ve izin takibi, belge depolama, işe uyum iş akışları, performans araçları, raporlama ve çalışanlar ile yöneticiler için self-servis bulunur.
Temel fayda tek bir doğruluk kaynağıdır. Aynı verinin bir düzine elektronik tablo ve gelen kutusunda yaşaması yerine, herkes tek ve doğru bir kayıttan çalışır. Bu, hataları azaltır, zaman kazandırır ve önceki bölümde açıklanan raporlamayı gerçekten güvenilir kılar.
Self-servis, çalışanların en çok fark ettiği özelliktir. İnsanların izin rezervasyonu yapmasına, kendi bilgilerini güncellemesine ve İK'ya e-posta atmadan politikalara ulaşmasına imkân tanımak, düşük değerli idari işlerin büyük kısmını ortadan kaldırır ve personele daha hızlı, daha modern bir deneyim sunar.
Geliştirmek mi, satın almak mı
Bazı kuruluşlar kendi sistemlerini geliştirmeye veya bunu elektronik tablolar ve genel araçlarla bir araya getirmeye heveslenir. Bu ilk bakışta daha ucuz görünebilir; ancak gerçek maliyet, sürekli bakım, güvenlik, uyum güncellemeleri ve ekibinizin zamanının fırsat maliyetini içerir. İş hukuku ve GDPR gereklilikleri değişir ve sıfırdan geliştirilmiş bir sistemin buna ayak uydurması gerekir.
Yerleşik bir HRIS satın almak, bu maliyetleri çok sayıda müşteriye yayar ve size uzman bir sağlayıcı tarafından bakım yapılan, güvenliği sağlanan ve güncellenen bir ürün sunar. Küçük ve orta ölçekli işverenlerin çoğu için satın almak en pragmatik seçimdir; sınırlı iç zamanı yalnızca sizin yapabileceğiniz işlere serbest bırakır.
Bir orta yol vardır: özel yazılım geliştirmek yerine, çekirdek bir sistemi satın alıp ihtiyaçlarınıza göre yapılandırmak. İyi bir HRIS, sizi desteklenen yükseltme yolunda tutacak şekilde, özel geliştirme olmaksızın süreçlerinize uyacak kadar esnektir.
Seçim kriterleri
Özellik listelerinden değil, gereksinimlerinizden başlayın. Bugün size en çok sıkıntı veren süreçleri ve büyüdükçe ihtiyaç duyacağınız yetenekleri listeleyin; ardından olmazsa olmazları güzel olurlardan ayırın. Bu, demoları sizin için önemli olana odaklı tutar.
Kullanılabilirliğe büyük ağırlık verin. İnsanların kafasını karıştıran güçlü bir sistem benimsenmez; faydaları sağlayan da benimsenmedir. Gerçekte kullanacak olan yöneticileri ve çalışanları sürece dâhil edin ve cilalı satış demoları yerine uygulamalı denemelerde ısrar edin.
İrlanda, Birleşik Krallık ve AB'deki işverenler için GDPR uyumu tartışmasızdır. Verinin nerede barındırıldığını, sağlayıcının hangi güvenlik sertifikalarına sahip olduğunu, uygun bir veri işleme anlaşması sunulup sunulmadığını ve sistemin veri sahibi hakları ile saklama kurallarını nasıl desteklediğini kontrol edin. Ayrıca sistemin PAYE, yasal izinler ve doğru terminoloji gibi yerel gerçekleri — ABD kavramlarını değil — yansıtıp yansıtmadığını doğrulayın.
Uygulama
İyi bir sistem kötü uygulanırsa çok az değer üretir; bu nedenle devreye almayı başlı başına bir proje olarak ele alın. İçeride bir sorumlu atayın, gerçekçi bir zaman çizelgesi üzerinde anlaşın ve taşımadan önce mevcut verilerinizi temizleyin — dağınık veriyi içeri aktarmak, dağınıklığı yalnızca yeni bir eve taşır.
Sistemi, bugün çalışma şeklinizin her tuhaflığını kopyalamak yerine, makul ve üzerinde mutabık kalınmış süreçlere uyacak şekilde yapılandırın. Uygulama, tutarsız uygulamaları düzeltmek için ideal bir andır; ancak gelecekte karmaşıklık biriktiren aşırı özelleştirmeye direnin.
Eğitime ve iletişime yatırım yapın. Personele değişimin neden olduğunu ve bunun onlar için ne anlam taşıdığını açıklayın, role uygun eğitim sağlayın ve ilk haftalarda desteği kolayca erişilebilir kılın. Başarı ölçütü kurulum değil, benimsemedir.
Zaman içinde değer elde etmek
Bir HRIS'in faydaları, veri biriktikçe ve süreçler oturdukça artar. Canlı kullanıma geçildikten sonra sistemin nasıl kullanıldığını gözden geçirin, yerine koyması amaçlanan gölge elektronik tabloları kaldırın ve ilk yayılım sırasında ertelediğiniz özellikleri aşamalı olarak devreye alın.
Sistemi, değişen ihtiyaçlarınıza göre periyodik olarak yeniden gözden geçirin. Büyüdükçe veya yeni pazarlara girdikçe gereksinimler değişir ve yirmi çalışan için uygun olan bir sistemin, birkaç ülkedeki yüz kişi için yeniden yapılandırılması gerekebilir. Grouper gibi bilgili bir ortak tarafından desteklenen iyi seçilmiş bir platform, sizi geri tutmak yerine sizinle birlikte büyümelidir.
