Hangi kayıtları saklamanız gerekir
İşverenlerin her çalışan için belirli kayıtları tutması gerekir. İrlanda'da bu; ad, PPS numarası, istihdam tarihleri ve — kritik olarak — çalışma süresi kurallarına uyumu gösteren kayıtlar, buna çalışılan saatler, rest molaları ve yıllık izin dâhil, gibi bilgileri içerir. WRC bu kayıtları inceleyebilir ve bunları tutmamak başlı başına bir suçtur.
Birleşik Krallık'ta işverenler, Ulusal Asgari Ücret ve Ulusal Geçim Ücreti, çalışma süresi sınırları ve HMRC'ye karşı bordro yükümlülüklerine uyumu gösterecek yeterli kayıtları tutmak zorundadır. Hastalık ücreti ve aile izni gibi yasal ödemeler de destekleyici kayıtlar gerektirir.
Sıkı yasal asgarinin ötesinde, her çalışan için sözleşmeyi, temel yazışmaları, performans kayıtlarını ve eğitim geçmişini içeren tutarlı bir personel dosyası tutmak akıllıcadır. İyi düzenlenmiş kayıtlar günlük İK işlerini hızlandırır ve bir uyuşmazlık doğarsa son derece değerlidir.
GDPR, veri saklama ve güvenlik
Çalışan kayıtları kişisel veridir; bu nedenle GDPR (İrlanda ve AB'de) ve Birleşik Krallık GDPR'si (Birleşik Krallık'ta) tam olarak uygulanır. Verileri hukuka uygun şekilde işlemeli, doğru tutmalı, erişimi ihtiyaç duyanlarla sınırlamalı ve kayıp ya da yetkisiz ifşaya karşı korumalısınız. Sağlık veya sendika üyeliği gibi özel kategori veriler ek korumalar gerektirir.
Saklama, sık görülen bir zayıf noktadır. GDPR'nin saklama sınırlaması ilkesi, kişisel verileri gerekli olandan daha uzun süre tutmamanız gerektiği anlamına gelir. Hem yasal asgari saklama sürelerini — örneğin çalışma süresi ve ücret kayıtları — hem de olası taleplere karşı savunma ihtiyacını yansıtan yazılı bir saklama çizelgesi oluşturun ve bu süreler dolduğunda verileri silin.
Çalışanların, bunlara erişme hakkı dâhil olmak üzere, verileri üzerinde hakları vardır. Yasal süre içinde (genellikle bir ay) bir veri erişim talebine yanıt vermeye hazır olun ve yöneticilerin personel hakkında tutulmuş gayri resmî notların da kapsam dâhilinde olabileceğini anlamasını sağlayın. Personel verileriyle ilgilenen herkesi temel veri koruma hijyeni konusunda eğitin.
İstihdam sözleşmesi
İstihdam sözleşmesi, ilişkinin omurgası ve neredeyse her uyuşmazlık için başvuru noktasıdır. Açık, hukuka uygun ve vermekle yükümlü olduğunuz yazılı çalışma şartları beyanı ile tutarlı olmalıdır. Şartlar açıkça ifade edilmiş (yazılı veya sözlü) olabilir ya da kanun, örf veya davranış yoluyla zımnen doğabilir.
Rekabet etmeme yükümlülükleri, deneme süresi maddeleri, ihbar süreleri ve ikramiye veya komisyona ilişkin herhangi bir hüküm konusunda dikkatli olun. Belirsiz, makul olmayan veya yasal haklara aykırı maddeler uygulanamaz olabilir ve bir çalışanın yasal haklarından sözleşmeyle feragat edemezsiniz.
Sözleşme şablonlarını düzenli aralıklarla gözden geçirin. İş hukuku gelişir ve birkaç yıl önce hazırlanmış bir şablon artık güncel gereklilikleri yansıtmayabilir — örneğin, İrlanda'daki yasal hastalık ödeneği veya Birleşik Krallık'taki yazılı bildirimin zamanlamasındaki değişiklikler gibi.
WRC, HMRC ve Revenue'ya yönelik sürekli yükümlülükler
İrlanda'da bordro, Revenue'nun PAYE sistemi üzerinden yürütülür ve her ödeme döneminde ücret ve kesintiler gerçek zamanlı olarak bildirilir. İşverenler PAYE, PRSI ve USC'yi doğru şekilde uygulamalı ve dayanak kayıtları tutmalıdır. WRC iş hakları mevzuatını uygular ve denetimler yapabilir; bu nedenle çalışma süresi, izin ve ücret kayıtlarınızın düzenli olması gerekir.
Birleşik Krallık'ta işverenler, gelir vergisi ve National Insurance kesintileri yaparak PAYE üzerinden ödemeleri ve kesintileri gerçek zamanlı olarak HMRC'ye bildirir. Otomatik katılım emeklilik yükümlülükleri The Pensions Regulator tarafından denetlenir. İrlanda'da olduğu gibi, tüm bunların temelini doğru kayıtlar oluşturur.
Bu raporlama yükümlülükleri ABD'ye özgüdür: W-4 stopaj formu ve W-2 ücret bildirimi gibi Amerikan muadilleri burada uygulanmaz. Bunlara atıf yapan bir rehberle karşılaşırsanız, bunu ABD'ye özgü olarak değerlendirin ve bunun yerine İrlanda ve Birleşik Krallık'ta gerçek zamanlı PAYE raporlamasına bakın.
Politikalar ve personel el kitabı
Bir personel el kitabı, temel politikalarınızı — şikâyet ve disiplin prosedürleri, işyerinde saygınlık, veri koruma, sağlık ve güvenlik ile izin — tek ve erişilebilir bir yerde toplar. Beklentileri belirler, tutarlılığı teşvik eder ve adil, savunulabilir karar verme süreçlerini destekler.
Politikalar sadece raf süsü olmamalıdır. Onları duyurun, tutarlı biçimde uygulayın ve hukuk ile uygulama değiştikçe gözden geçirin. İyi uygulanan bir el kitabı, adil bir sürecin güçlü kanıtıdır; göz ardı edilen bir el kitabı ise hiç olmamasından daha kötü olabilir.
