İK İçgörüleri • 4 DAKİKALIK OKUMA
HR Data Migration Checklist: A Safe System Transition in 7 Practical Steps
JUL 11, 2026
Migrating HR data between systems requires careful planning to avoid data loss and compliance issues. This checklist covers cleansing, mapping, parallel running, and validation.
Mevcut Verilerinizi Denetleyin ve Temizleyin
Verileri yeni bir sisteme taşımadan önce, şu anda elinizde ne olduğunu inceleyin ve geçiş başarısızlıklarına neden olabilecek tutarsızlıkları belirleyin. Çalışan kayıtlarını yinelenen girişler, eksik alanlar, güncelliğini yitirmiş iletişim bilgileri ve hâlâ aktif olarak işaretlenmiş feshedilmiş çalışanlar için gözden geçirin. Departmanlar arasında farklılık gösteren adlandırma kurallarını, örneğin 'Manager' ile 'Mgr' gibi iş unvanlarını, belgeleyin ve dışa aktarmadan önce standartlaştırın. Eksik zorunlu alanları erken ele alın; çünkü birçok HRIS platformu içe aktarma sırasında eksik kayıtları reddeder. Bu temizleme aşaması tipik olarak yıllar içinde birikmiş veri kalitesi sorunlarını ortaya çıkarır ve bunları şimdi çözmek yeni sisteminizde bileşik sorunları önler.
Map Fields Between Source and Destination Systems
Mevcut sisteminizdeki her alanı yeni platformdaki karşılığıyla eşleştiren ayrıntılı bir elektronik tablo oluşturun; doğrudan eşleşmelerin bulunmadığı yerleri not edin. Bazı alanlar bölünme gerektirebilir; örneğin tek bir 'Address' alanının ayrı 'Address Line 1', 'Address Line 2' ve 'Postcode' alanlarına dönüşmesi gibi. Diğerleri birleştirme gerektirebilir; örneğin ayrı 'Forename' ve 'Surname' alanlarının 'Full Name' alanında birleşmesi gibi. Her açılır liste değerinin, istihdam durumunun veya departman kodunun yeni sistemin taksonomisine nasıl çevrildiğini belgeleyin. Sıklıkla sistemler arasında farklılık gösteren ve içe aktarma hatalarına neden olabilen tarih biçimlerine özellikle dikkat edin. Bu eşleştirme belgesi, geçiş boyunca başvuru kılavuzunuz olur ve içe aktarma şablonlarını doğru şekilde yapılandırmanıza yardımcı olur.
Veri Sahipliğini ve Doğrulama Kurallarını Belirleyin
Geçiş sonrasında farklı veri kategorilerinin doğruluğunu teyit edecek belirli kişileri atayın; organizasyon yapıları için bölüm yöneticileri, tazminat verileri için bordro yöneticileri ve iletişim bilgileri için ofis yöneticileri gibi. Gözden geçirenlerin kullanacağı doğrulama kontrol listeleri oluşturarak her kritik alan için 'doğru' ifadesinin neye benzediğini tanımlayın. Örneğin, her çalışanın geçerli bir doğrudan yönetici kimliğine, birincil bir çalışma lokasyonuna ve herhangi bir terfi tarihinden önce gelen bir başlangıç tarihine sahip olması gerektiğini belirleyin. Bazı tarihsel verilerin gerçekten geri kazanılamaz olabileceğini kabul ederek, kabul edilebilir tutarsızlıklar için tolerans seviyeleri oluşturun. Geçiş başlamadan önce bu doğrulama kurallarını belgeleyin, böylece paralel çalışma aşamasında herkes sorumluluklarını anlasın.
Run Systems in Parallel with Daily Reconciliation
Operate both your old and new HRIS simultaneously for at least two full pay periods, entering new transactions into both systems to verify they produce identical results. Create daily reconciliation reports that compare employee counts, total headcount by department, active versus terminated ratios, and key financial totals between systems. Investigate any discrepancies immediately rather than waiting until the end of the parallel period, small issues often indicate larger systemic problems. Test critical processes like new starter onboarding, absence recording, and salary adjustments in both systems to ensure workflows function correctly. This period also allows your HR team to become comfortable with the new interface whilst knowing they can reference the old system if needed.
Validate Statutory and Compliance Requirements
Before cutover, verify that your new system correctly handles statutory calculations, reporting requirements, and data retention policies specific to your jurisdiction. Test that holiday accrual calculations align with local employment law, particularly for employees with varying work patterns or those who joined mid-year. Confirm that Right to Work documentation, training certifications, and other compliance records have migrated with correct expiry dates and reminder workflows. Run sample reports that you regularly provide to auditors, HMRC, or regulatory bodies to ensure the new system can replicate these outputs. Check that data access controls and audit trails meet GDPR requirements, particularly around who can view sensitive information like salary data or disciplinary records.
Kesintiye Geçiş Hafta Sonunuzu ve Geri Dönüş Stratejinizi Planlayın
Nihai kesintiye geçişinizi, zaman açısından kritik İK işlemlerinin muhtemel olmadığı bir hafta sonuna veya sakin bir döneme planlayın ve geçiş için saat saat ayrıntılı bir plan oluşturun. Bir 'geri dönüşsüz nokta' belirleyin; bu genellikle Pazartesi işlemlerini yeni sisteme girmeye başladığınız andır ve devam edip etmeme ya da geri dönme kararı için net kriterler oluşturun. Eski sistemi yeniden etkinleştirmeyi, gecikmeyi personele iletmeyi ve denenen kesintiye geçiş sırasında girilen herhangi bir veriyi korumayı içeren bir geri dönüş prosedürü hazırlayın. Geçişin ilk haftasında yeni sistemin farklı yönlerini izlemek üzere belirli ekip üyeleri atayın: bir kişi bordro entegrasyonunu izlesin, bir diğeri çalışan öz hizmet erişimini izlesin ve bir başkası planlanmış raporların doğru oluşturulduğunu kontrol etsin. Eski sisteminizi kesintiye geçişten sonra en az bir ay boyunca salt okunur modda erişilebilir tutun, böylece sorular ortaya çıkarsa tarihsel bilgileri referans alabilirsiniz.
