Guide • Compliance • 14 min read
Right-to-work checks in Ireland and the UK
Cum să verificați dreptul unui candidat de a munci în Irlanda și Regatul Unit, să evitați sancțiunile pentru muncă ilegală și să păstrați evidențe conforme.
Why right-to-work checks matter
Employers in Ireland and the UK have a legal duty to ensure that everyone they employ is permitted to work. Getting this wrong exposes the business to civil penalties and, in serious cases, criminal liability. It is the local equivalent of the US I-9 process, but the rules, documents and record-keeping requirements are different and must not be conflated.
The right approach is to check consistently for every new hire, not selectively, because inconsistent checking risks discrimination claims. Build the check into your standard onboarding workflow so it happens the same way every time.
Situația în Irlanda
Irish and EEA/Swiss nationals have an automatic right to work in Ireland. Non-EEA nationals generally require an employment permit (such as a Critical Skills Employment Permit or a General Employment Permit) or another permission that allows employment, such as certain immigration stamps. The Department of Enterprise, Trade and Employment administers the employment-permit system.
Angajatorii ar trebui să verifice naționalitatea persoanei și, după caz, să vadă și să consemneze permisul sau autorizația de imigrare corespunzătoare înainte de începerea angajării. Angajarea unui cetățean din afara EEA fără permisul cerut constituie o infracțiune, așa că păstrați dovada verificării și notați în agendă orice date de expirare, astfel încât autorizațiile să fie reînnoite la timp.
Situația în Regatul Unit
In the UK, employers must carry out a prescribed right-to-work check to establish a statutory excuse against a civil penalty for illegal working. Since Brexit, EU nationals no longer have an automatic right to work and must evidence their status, most commonly through the online share-code service or under the EU Settlement Scheme.
Există trei căi: o verificare manuală a documentelor, serviciul online de verificare al Home Office (folosind un share code) sau utilizarea unui Identity Service Provider certificat pentru anumite categorii de deținători de documente. Urmați cu exactitate ghidajul actual al Home Office, deoarece listele de documente acceptate și procedurile sunt actualizate periodic.
Evidențe, termene și reverificări
Carry out the check before employment starts, retain a clear dated copy of the evidence for the duration of employment and for a defined period afterwards, and store it securely in line with the GDPR. For people with time-limited permission, schedule a follow-up check before their permission expires.
An HRIS helps by storing right-to-work evidence against each employee record with restricted access, and by triggering reminders ahead of expiry dates. This turns a compliance risk into a routine, automated step rather than something that depends on an individual remembering to act.
