Ce face de fapt un HRIS
Un sistem informațional de resurse umane (HRIS) este un loc unic pentru a stoca și gestiona datele angajaților și pentru a rula procesele zilnice din jurul acestora. Caracteristicile tipice includ un registru central al angajaților, urmărirea absențelor și a concediilor, stocarea documentelor, fluxuri de onboarding, instrumente de performanță, raportare și autoservire pentru personal și manageri.
Beneficiul de bază este o singură sursă de adevăr. În loc ca aceleași date să existe în o duzină de foi de calcul și inboxuri, toată lumea lucrează pe baza unei singure evidențe corecte. Acest lucru reduce erorile, economisește timp și face raportarea descrisă în capitolul anterior cu adevărat fiabilă.
Autoservirea este adesea funcția pe care angajații o observă cel mai mult. Permiterea oamenilor să își rezerve concediul, să își actualizeze propriile date și să găsească politicile fără a trimite emailuri către HR elimină o mare parte din administrarea cu valoare redusă și oferă personalului o experiență mai rapidă și mai modernă.
Construire versus cumpărare
Unele organizații sunt tentate să își construiască propriul sistem sau să îl asambleze din foi de calcul și instrumente generice. La început poate părea mai ieftin, dar costul real include întreținerea continuă, securitatea, actualizările de conformitate și costul de oportunitate al timpului echipei dumneavoastră. Dreptul muncii și cerințele GDPR se schimbă, iar un sistem dezvoltat intern trebuie să țină pasul.
Achiziționarea unui HRIS consacrat distribuie aceste costuri între mulți clienți și vă oferă un produs care este întreținut, securizat și actualizat de un furnizor specializat. Pentru majoritatea angajatorilor mici și mijlocii, achiziția este alegerea pragmatică, eliberând timp intern prețios pentru munca pe care doar dumneavoastră o puteți face.
Există o cale de mijloc: achiziționați un sistem de bază și configurați-l în funcție de nevoile dumneavoastră, în loc să dezvoltați software personalizat. Un HRIS bun este suficient de flexibil pentru a se potrivi proceselor dumneavoastră fără dezvoltare custom, ceea ce vă menține pe calea actualizărilor suportate.
Criterii de selecție
Porniți de la cerințele dumneavoastră, nu de la listele de funcționalități ale furnizorilor. Enumerați procesele care vă creează cele mai mari dificultăți astăzi și capabilitățile de care veți avea nevoie pe măsură ce creșteți, apoi separați elementele esențiale de cele dezirabile. Astfel, demonstrațiile se concentrează pe ceea ce contează pentru dumneavoastră.
Acordați o greutate mare ușurinței de utilizare. Un sistem puternic pe care oamenii îl consideră confuz nu va fi adoptat, iar adoptarea este cea care aduce beneficiile. Implicați managerii și angajații care îl vor folosi efectiv și insistați pe teste practice, nu pe demonstrații de vânzare rafinate.
Pentru angajatorii din Irlanda, UK și UE, conformitatea cu GDPR nu este negociabilă. Verificați unde sunt găzduite datele, ce certificări de securitate deține furnizorul, dacă este oferit un acord adecvat de prelucrare a datelor și cum sprijină sistemul drepturile persoanelor vizate și regulile de păstrare. Confirmați, de asemenea, că sistemul reflectă realitățile locale, precum PAYE, concediile legale și terminologia corectă — nu concepte din US.
Implementare
Un sistem bun, implementat prost, oferă puține rezultate, așa că tratați implementarea ca pe un proiect în sine. Desemnați un responsabil intern, conveniți un calendar realist și curățați datele existente înainte de a le migra — importarea datelor dezordonate mută pur și simplu dezordinea într-o casă nouă.
Configurați sistemul astfel încât să corespundă unor procese sensibile, agreate, în loc să replicați fiecare particularitate a modului în care lucrați astăzi. Implementarea este un moment ideal pentru a ordona practicile inconsecvente, dar rezistați tentației de a personaliza excesiv, ceea ce acumulează complexitate pentru viitor.
Investiți în formare și comunicare. Explicați personalului de ce are loc schimbarea și ce câștigă din aceasta, oferiți instruire adecvată rolului și faceți suportul ușor accesibil în primele săptămâni. Adoptarea, nu instalarea, este adevărata măsură a succesului.
Obținerea valorii în timp
Beneficiile unui HRIS cresc odată cu acumularea datelor și stabilizarea proceselor. După go-live, revizuiți modul în care este utilizat sistemul, renunțați la foile de calcul paralele pe care trebuia să le înlocuiască și activați treptat funcțiile pe care le-ați amânat în timpul implementării inițiale.
Revizuiți periodic sistemul în raport cu nevoile dumneavoastră în evoluție. Pe măsură ce creșteți sau intrați pe piețe noi, cerințele se schimbă, iar un sistem potrivit pentru douăzeci de angajați poate necesita reconfigurare pentru o sută de angajați din mai multe țări. O platformă bine aleasă, susținută de un partener competent precum Grouper, ar trebui să crească odată cu dumneavoastră, nu să vă frâneze.
