Gestão da mudança que transforma um lançamento em adoção

Abrange tudo o que ajuda as pessoas a adotar a nova plataforma: um plano de stakeholders e comunicações, uma rede de embaixadores formados, avaliações de preparação e de impacto, capacitação por função e medição contínua da adoção. O objetivo é que BambooHR passe a fazer parte da forma como a sua organização trabalha, e não apenas uma ferramenta que as pessoas ignoram discretamente.

Não. A gestão da mudança está integrada no envolvimento white-glove da Grouper ao mesmo preço de subscrição que pagaria para adquirir as suas licenças BambooHR diretamente à Utah. Consideramos a adoção como parte da entrega e não como um complemento opcional, porque uma plataforma que ninguém utiliza não gera valor.

Começa cedo, durante a conceção da solução, e não na entrada em produção. Iniciamos a definição das comunicações e a identificação de embaixadores enquanto a configuração ainda está a ser acordada, para que as pessoas compreendam o que está a mudar e porquê bem antes do dia do lançamento.

Normalmente trabalhamos com um patrocinador executivo, liderança de RH, gestores de linha e um pequeno grupo de embaixadores provenientes de toda a empresa. O seu consultor orienta quem envolver e aproximadamente quanto tempo cada grupo necessita, para que o esforço seja realista em paralelo com o trabalho diário.

Identificamos as preocupações cedo através de avaliações de preparação e de impacto e, depois, tratamo-las diretamente com comunicações claras e envolvimento de colegas respeitados. Os embaixadores são, habitualmente, a via mais eficaz, porque as pessoas confiam num par que já utiliza a plataforma com confiança.

Acordamos previamente as métricas, como as taxas de início de sessão no self-service, a percentagem de gestores que aprovam pedidos no sistema e a redução de consultas manuais de RH. Depois, acompanhamos estes indicadores após o go-live e agimos com base no que os números mostram, em vez de presumir que a adoção já ocorreu.

A formação desenvolve as competências práticas de que cada grupo necessita, ao passo que a gestão da mudança é o programa mais amplo que também cobre comunicações, patrocínio, embaixadores e acompanhamento da adoção. A formação insere-se na gestão da mudança como um componente importante, e não como a totalidade.

Decorre em paralelo com o desenho da solução, a implementação, a formação e o go-live, e continua no suporte gerido e customer success. O trabalho de preparação informa o plano de corte, e os dados de adoção alimentam as suas revisões trimestrais de negócio, para que a melhoria continue após o lançamento.

Sim. Os nossos consultores em Dublin, Belfast, Londres, Dubai e Kuwait adaptam as comunicações ao contexto local, à língua e à prática laboral. Em organizações multi-entidade, adaptamos a abordagem por local em vez de impor um único rollout genérico.

As comunicações e as atividades de preparação utilizam, sempre que possível, informação agregada ou anonimizada, e quaisquer dados pessoais permanecem nos seus sistemas em conformidade com o RGPD. Os embaixadores e gestores apenas veem os registos permitidos pelas suas permissões, em conformidade com o seu modelo de segurança.

Tratamos uma quebra como um sinal, não como uma falha. O seu consultor revê os dados de adoção, identifica onde as pessoas estão a ter dificuldades e responde com sessões de reforço direcionadas, comunicações mais claras ou ajustes no fluxo de trabalho, monitorizando depois até a utilização recuperar.