Guide • Compliance • 14 minit bacaan
Semakan hak untuk bekerja di Ireland dan UK
Cara mengesahkan hak calon untuk bekerja di Ireland dan UK, mengelakkan penalti bekerja secara haram, dan menyimpan rekod yang mematuhi.
Mengapa semakan hak untuk bekerja penting
Majikan di Ireland dan UK mempunyai kewajipan undang-undang untuk memastikan bahawa semua orang yang mereka pekerjakan dibenarkan untuk bekerja. Jika perkara ini disalah urus, perniagaan terdedah kepada penalti sivil dan, dalam kes yang serius, liabiliti jenayah. Ia ialah proses setara tempatan bagi proses I-9 di AS, tetapi peraturan, dokumen dan keperluan penyimpanan rekod adalah berbeza dan tidak boleh dicampuradukkan.
Pendekatan yang betul ialah membuat semakan secara konsisten untuk setiap pekerja baharu, bukan secara selektif, kerana semakan yang tidak konsisten berisiko menimbulkan tuntutan diskriminasi. Bina semakan itu ke dalam aliran kerja orientasi standard anda supaya ia berlaku dengan cara yang sama setiap kali.
Keadaan di Ireland
Warganegara Ireland dan EEA/Switzerland mempunyai hak automatik untuk bekerja di Ireland. Warganegara bukan EEA secara umumnya memerlukan permit pekerjaan (seperti Permit Pekerjaan Kemahiran Kritikal atau Permit Pekerjaan Am) atau kebenaran lain yang membenarkan pekerjaan, seperti setem imigresen tertentu. Jabatan Perusahaan, Perdagangan dan Pekerjaan mentadbir sistem permit pekerjaan.
Majikan harus mengesahkan kewarganegaraan orang itu dan, jika relevan, melihat serta merekod permit yang sesuai atau kebenaran imigresen sebelum pekerjaan bermula. Mengambil pekerja warga bukan EEA tanpa permit yang diperlukan ialah suatu kesalahan, jadi simpan bukti semakan dan catat mana-mana tarikh tamat tempoh supaya kebenaran diperbaharui tepat pada masanya.
Keadaan di UK
Di UK, majikan mesti menjalankan semakan hak untuk bekerja yang ditetapkan untuk mewujudkan alasan berkanun terhadap penalti sivil bagi pekerjaan haram. Sejak Brexit, warganegara EU tidak lagi mempunyai hak automatik untuk bekerja dan mesti membuktikan status mereka, paling lazim melalui perkhidmatan kod kongsi dalam talian atau di bawah Skim Penyelesaian EU.
Terdapat tiga laluan: semakan dokumen manual, perkhidmatan semakan dalam talian Home Office (menggunakan kod kongsi), atau penggunaan Penyedia Perkhidmatan Identiti yang diperakui untuk pemegang dokumen tertentu. Ikuti panduan Home Office semasa dengan tepat, kerana senarai dokumen dan proses yang diterima dikemas kini secara berkala.
Rekod, masa dan semakan berulang
Lakukan semakan sebelum pekerjaan bermula, simpan salinan bukti yang jelas dan bertarikh sepanjang tempoh pekerjaan dan untuk tempoh tertentu selepas itu, serta simpan dengan selamat selaras dengan GDPR. Bagi mereka yang mempunyai kebenaran terhad masa, jadualkan semakan susulan sebelum kebenaran mereka tamat.
HRIS membantu dengan menyimpan bukti hak untuk bekerja terhadap setiap rekod pekerja dengan akses terhad, dan dengan mencetuskan peringatan sebelum tarikh tamat. Ini mengubah risiko pematuhan menjadi langkah rutin yang diautomasikan, bukannya sesuatu yang bergantung pada seseorang mengingati untuk bertindak.
