Apa sebenarnya yang dilakukan oleh HRIS
Sistem maklumat HR (HRIS) ialah satu tempat untuk menyimpan dan mengurus data pekerja serta menjalankan proses harian di sekelilingnya. Ciri tipikal termasuk rekod pekerja pusat, penjejakan ketidakhadiran dan cuti, storan dokumen, aliran kerja onboarding, alat prestasi, pelaporan dan layan diri untuk staf dan pengurus.
Faedah teras ialah satu sumber kebenaran yang tunggal. Daripada data yang sama hidup dalam sedozen hamparan dan peti masuk, semua orang bekerja daripada satu rekod yang tepat. Itu mengurangkan kesilapan, menjimatkan masa dan menjadikan pelaporan yang diterangkan dalam bab sebelumnya benar-benar boleh dipercayai.
Layan diri sering menjadi ciri yang paling ketara kepada pekerja. Membolehkan orang menempah cuti, mengemas kini butiran mereka sendiri dan mencari dasar tanpa menghantar e-mel kepada HR menghapuskan sebahagian besar pentadbiran bernilai rendah dan memberikan staf pengalaman yang lebih pantas dan moden.
Bina berbanding beli
Sesetengah organisasi tergoda untuk membina sistem mereka sendiri atau menyusunnya daripada hamparan dan alat generik. Ini mungkin kelihatan lebih murah pada mulanya, tetapi kos sebenar termasuk penyelenggaraan berterusan, keselamatan, kemas kini pematuhan dan kos peluang masa pasukan anda. Keperluan undang-undang pekerjaan dan GDPR berubah, dan sistem buatan sendiri mesti mengikutinya.
Membeli HRIS yang mantap menyebarkan kos tersebut kepada ramai pelanggan dan memberi anda produk yang diselenggara, diamankan dan dikemas kini oleh vendor pakar. Bagi kebanyakan majikan kecil dan sederhana, membeli ialah pilihan yang pragmatik, membebaskan masa dalaman yang terhad untuk kerja yang hanya anda boleh lakukan.
Terdapat jalan tengah: beli sistem teras dan konfigurasikan mengikut keperluan anda, bukannya membina perisian khas. HRIS yang baik cukup fleksibel untuk menyesuaikan proses anda tanpa pembangunan tersuai, yang memastikan anda kekal pada laluan naik taraf yang disokong.
Kriteria pemilihan
Mulakan dengan keperluan anda, bukan senarai ciri vendor. Senaraikan proses yang paling menyusahkan anda hari ini dan keupayaan yang anda perlukan apabila anda berkembang, kemudian asingkan perkara wajib daripada perkara yang baik untuk ada. Ini memastikan demonstrasi tertumpu pada perkara yang penting kepada anda.
Berikan perhatian tinggi kepada kebolehgunaan. Sistem yang berkuasa tetapi mengelirukan tidak akan diterima pakai, dan penerimaan itulah yang memberikan manfaat. Libatkan pengurus dan pekerja yang benar-benar akan menggunakannya, dan berkeras untuk mencuba secara langsung dan bukannya demo jualan yang digilap.
Bagi majikan di Ireland, UK dan EU, pematuhan GDPR adalah tidak boleh dirunding. Semak di mana data dihoskan, pensijilan keselamatan apa yang dimiliki oleh vendor, sama ada perjanjian pemprosesan data yang sesuai ditawarkan, dan bagaimana sistem menyokong hak subjek data serta peraturan pengekalan. Sahkan juga sistem mencerminkan realiti tempatan seperti PAYE, cuti statutori dan terminologi yang betul — bukan konsep US.
Pelaksanaan
Sistem yang baik tetapi dilaksanakan dengan buruk memberikan sedikit nilai, jadi anggap pelaksanaan sebagai projek yang tersendiri. Tetapkan pemilik dalaman, persetujui garis masa yang realistik dan bersihkan data sedia ada sebelum memindahkannya — mengimport data yang bersepah hanya memindahkan kekacauan ke rumah baharu.
Konfigurasikan sistem agar sepadan dengan proses yang munasabah dan dipersetujui, bukannya meniru setiap keanehan cara anda bekerja hari ini. Pelaksanaan ialah masa yang ideal untuk merapikan amalan yang tidak konsisten, tetapi tahan daripada melakukan penyesuaian berlebihan, yang menyimpan kerumitan untuk masa hadapan.
Melaburlah dalam latihan dan komunikasi. Jelaskan kepada staf mengapa perubahan ini berlaku dan apa manfaatnya kepada mereka, sediakan latihan yang sesuai mengikut peranan, dan pastikan sokongan tersedia dengan mudah pada minggu-minggu awal. Penerimaan, bukan pemasangan, ialah ukuran sebenar kejayaan.
Mendapatkan nilai dari semasa ke semasa
Manfaat HRIS bertambah apabila data terkumpul dan proses menjadi mantap. Selepas pelancaran, semak cara sistem digunakan, hapuskan hamparan bayangan yang sepatutnya digantikannya, dan hidupkan secara beransur-ansur ciri yang anda tangguhkan semasa pelancaran awal.
Semak semula sistem secara berkala berbanding keperluan anda yang berubah. Apabila anda berkembang atau memasuki pasaran baharu, keperluan berubah, dan sistem yang sesuai untuk dua puluh pekerja mungkin perlu dikonfigurasikan semula untuk seratus pekerja merentasi beberapa negara. Platform yang dipilih dengan baik, disokong oleh rakan kongsi berpengetahuan seperti Grouper, sepatutnya berkembang bersama anda dan bukannya menghalang anda.
