Pra-onboarding: jurang antara tawaran dan tarikh mula
Tempoh antara tawaran yang ditandatangani dan hari bekerja pertama sering disia-siakan, namun ia sangat membentuk tanggapan awal pekerja baharu. Gunakannya untuk melengkapkan kertas kerja, memesan peralatan, menyediakan akaun dan berkongsi maklumat praktikal seperti ke mana hendak pergi, pukul berapa perlu tiba dan siapa yang perlu dihubungi.
Ia juga merupakan saat untuk mengeluarkan pernyataan bertulis terma. Di Ireland, majikan mesti memberikan terma asas pekerjaan tertentu secara bertulis dalam masa lima hari selepas mula bekerja, dengan pernyataan yang lebih lengkap dalam tempoh satu bulan; di UK, pernyataan bertulis butiran mesti diberikan tidak lewat daripada hari pertama pekerjaan. Memenuhi tarikh akhir ini ialah keperluan undang-undang, bukan budi bicara.
Satu mesej sambutan yang ringkas dan mesra daripada pengurus atau pasukan sebelum tarikh mula mengurangkan rasa gementar pada hari pertama dan menandakan bahawa orang baharu itu dijangka dan dialu-alukan. Gerak isyarat kecil di sini membuahkan hasil melalui penyesuaian yang lebih cepat dan pengekalan awal yang lebih baik.
Minggu pertama
Minggu pertama harus mengimbangkan pentadbiran penting dengan hubungan manusia yang tulen. Liputi keperluan praktikal — akses sistem, induksi kesihatan dan keselamatan, dasar utama dan butiran penggajian — tetapi jangan biarkan kerja kertas menenggelamkan perkenalan dengan rakan sekerja dan penjelasan tentang cara pasukan benar-benar berfungsi.
Tugaskan seorang buddy atau titik hubungan yang bukan pengurus langsung. Mempunyai seseorang yang mudah didekati untuk bertanya soalan 'membazir' mempercepat pembelajaran dan mengurangkan tekanan kepada pengurus dan pekerja baharu.
Tetapkan jangkaan yang jelas dan sederhana untuk minggu pertama. Pekerja baharu jarang menghasilkan output yang bermakna serta-merta, dan berpura-pura sebaliknya mewujudkan tekanan yang tidak perlu. Matlamat minggu pertama ialah orientasi, bukan produktiviti.
The first 90 days
Pelan 90 hari yang berstruktur memberi bentuk kepada bulan-bulan awal dan menjadikan kemajuan kelihatan kepada kedua-dua pihak. Bahagikannya kepada peringkat kasar — belajar dan memerhati, kemudian menyumbang di bawah bimbingan, kemudian bekerja dengan lebih berdikari — dengan matlamat dan semakan kemajuan yang khusus pada setiap peringkat.
Sesi satu-satu yang kerap dalam tempoh ini lebih bernilai daripada satu semakan sahaja di penghujung. Maklum balas yang kerap dan tidak formal membolehkan anda membetulkan hala tuju lebih awal serta meyakinkan pekerja baharu bahawa mereka berada di landasan yang betul. Ia juga menzahirkan sebarang kebimbangan sementara masih ada masa untuk menanganinya.
Simpan nota perbualan ini. Jika percubaan kemudiannya perlu dilanjutkan atau peranan tersebut tidak menjadi, rekod sokongan dan maklum balas yang didokumenkan melindungi kedua-dua pihak dan menunjukkan proses yang adil.
Mengurus tempoh percubaan dengan adil
Tempoh percubaan membolehkan majikan dan pekerja menilai sama ada peranan itu sesuai. Tetapkan tempohnya dengan jelas dalam kontrak — lazimnya tiga hingga enam bulan — dan nyatakan bagaimana serta bila ia akan disemak. Sila ambil perhatian bahawa hak statutori pada hari pertama dan hak bagi tempoh perkhidmatan pendek masih terpakai semasa percubaan; percubaan tidak menangguhkan perlindungan pekerjaan.
Perhatikan bahawa pekerjaan at-will, yang lazim di Amerika Syarikat, tidak wujud di Ireland, UK atau EU. Anda tidak boleh memecat seseorang atas apa-apa sebab atau tanpa sebab mengikut kehendak. Walaupun semasa dan sejurus selepas tempoh percubaan, pemecatan mesti mempunyai sebab yang adil dan, semakin kerap, mengikut proses yang adil; sebab tertentu (seperti diskriminasi atau pendedahan maklumat salah laku) adalah secara automatik tidak adil tanpa mengira tempoh perkhidmatan.
Jika prestasi semasa tempoh percubaan menjadi kebimbangan, bangkitkan perkara itu dengan segera dan secara bertulis, jelaskan perkara yang perlu diperbaiki dan berikan peluang yang realistik untuk berbuat demikian. Jika anda memutuskan untuk melanjutkan tempoh percubaan, sahkan perkara ini sebelum tempoh asal berakhir dan rekodkan sebab-sebabnya.
Mengukur sama ada onboarding berkesan
Onboarding wajar diukur kerana kesannya cepat kelihatan dalam pengekalan dan masa-ke-produktiviti. Tinjauan semakan ringkas pada 30, 60 dan 90 hari menangkap sejauh mana pekerja baharu merasakan sokongan dan menyerlahkan jurang yang berulang dalam proses anda.
Pantau khususnya kadar keluar masuk pada peringkat awal tempoh perkhidmatan. Jika orang kerap meninggalkan syarikat dalam beberapa bulan pertama, masalahnya sering terletak pada janji pengambilan yang tidak realistik, onboarding yang lemah atau takrif peranan yang kurang jelas, bukannya pada individu itu sendiri.
