Mentakrifkan peranan dan spesifikasi pekerjaan
Setiap pengambilan yang baik bermula dengan kejelasan tentang apa sebenarnya yang anda sedang menggaji. Sebelum menulis iklan, nyatakan tanggungjawab teras, hasil yang mesti dicapai oleh peranan tersebut, dan kemahiran serta pengalaman yang benar-benar diperlukan untuk mencapainya. Memisahkan kriteria penting daripada yang diingini memastikan penyaringan calon anda kemudian kekal objektif dan boleh dipertahankan.
Spesifikasi pekerjaan dan spesifikasi orang mempunyai tujuan yang berbeza. Spesifikasi pekerjaan menerangkan kerja; spesifikasi orang menerangkan atribut yang diperlukan oleh calon. Pastikan spesifikasi orang tertumpu pada keupayaan yang berkaitan dengan pekerjaan, dan elakkan kriteria yang boleh secara tidak langsung mengecualikan kumpulan terlindung tanpa justifikasi yang baik.
Berhati-hati dengan bahasa iklan anda. Di Ireland dan UK, undang-undang diskriminasi melarang perkataan yang boleh menghalang calon atas alasan seperti umur, jantina, kaum, ketidakupayaan, agama, orientasi seksual, status sivil atau status keluarga. Frasa seperti 'muda dan dinamik' atau 'graduan baharu' boleh membawa risiko diskriminasi umur walaupun tidak disengajakan.
Menarik calon
Terdapat banyak saluran untuk mendapatkan calon: halaman kerjaya anda sendiri, papan kerja, rangkaian profesional seperti LinkedIn, agensi pengambilan, dan rujukan daripada kakitangan sedia ada. Setiap satu mempunyai kos dan hasil yang berbeza, dan kebanyakan majikan menggunakan gabungan bergantung pada tahap senioriti dan kelangkaan peranan tersebut.
Skim rujukan pekerja boleh sangat berkesan untuk firma yang lebih kecil, tetapi berhati-hatilah agar ia tidak mengecilkan kepelbagaian kumpulan pemohon anda. Jika semua orang diambil bekerja melalui rangkaian peribadi pasukan yang homogen, anda mungkin secara tidak sengaja mengukuhkan kekurangan kepelbagaian, yang merupakan isu etika dan undang-undang.
Apa sahaja saluran pencarian calon yang anda gunakan, simpan rekod yang konsisten tentang dari mana permohonan datang dan bagaimana ia dikendalikan. Ini membantu anda mengukur saluran mana yang berkesan dan menyediakan jejak audit sekiranya mana-mana calon mempersoalkan cara mereka dilayan.
Temu duga dan pemilihan
Temu duga berstruktur — di mana setiap calon ditanya soalan teras yang sama dan diberi markah berdasarkan kriteria yang ditetapkan — adalah lebih adil dan lebih mampu meramalkan berbanding perbualan tidak berstruktur. Setujui soalan dan pemberian markah terlebih dahulu, dan gunakan lebih daripada seorang penemuduga jika praktikal untuk mengurangkan bias individu.
Pastikan soalan berkaitan pekerjaan. Bertanya tentang rancangan seseorang untuk mempunyai anak, umur mereka, kesihatan mereka atau agama mereka bukan sahaja amalan yang buruk tetapi boleh menjadi diskriminasi yang menyalahi undang-undang di Ireland dan UK. Jika terdapat keperluan pekerjaan yang sebenar, dapatkan nasihat sebelum bergantung padanya.
Dokumenkan keputusan anda. Nota ringkas dan berfakta yang menerangkan mengapa setiap calon diteruskan atau tidak melindungi anda jika sesuatu keputusan kemudian dicabar, dan ia mengenakan disiplin yang sihat yang memastikan pemilihan tertumpu pada merit.
Pemeriksaan hak untuk bekerja dan pra-pekerjaan
Sebelum seseorang mula bekerja, anda mesti mengesahkan bahawa mereka berhak secara sah untuk bekerja untuk anda. Ini ialah setara tempatan dengan apa yang dilakukan oleh majikan di AS dengan Borang I-9, tetapi prosesnya berbeza: di UK, majikan menjalankan pemeriksaan hak untuk bekerja yang ditetapkan (semakin banyak melalui perkhidmatan dalam talian Pejabat Dalam Negeri atau penyedia perkhidmatan identiti) dan menyimpan bukti untuk mewujudkan alasan berkanun terhadap penalti kerja tanpa izin.
Di Ireland, warga negara bukan EEA biasanya memerlukan permit pekerjaan atau kebenaran lain untuk bekerja, dan majikan mesti memastikan bahawa kebenaran yang betul telah tersedia. Warga negara EEA dan Switzerland tidak memerlukan permit untuk bekerja di Ireland. Sentiasa semak peraturan semasa dengan jabatan kerajaan yang berkaitan, kerana keperluan imigresen sering berubah.
Semakan pra-pekerjaan lain — rujukan, pengesahan kelayakan dan, untuk peranan tertentu, saringan melalui Garda vetting di Ireland atau DBS di UK — harus sepadan dengan peranan. Lakukan hanya semakan yang benar-benar perlu, kerana setiap satu melibatkan pemprosesan data peribadi.
GDPR dalam rekrutmen
Rekrutmen menjana jumlah data peribadi yang besar — CV, borang permohonan, nota temu duga, rujukan dan kadangkala data kategori khas seperti maklumat kesihatan bagi tujuan penginapan munasabah. Di bawah GDPR dan UK GDPR anda mesti mempunyai asas yang sah untuk memprosesnya, memaklumkan calon bagaimana data mereka akan digunakan, dan menyimpannya hanya selama yang anda benar-benar perlukan.
Berikan pemohon notis privasi rekrutmen yang jelas yang menerangkan apa yang anda kumpulkan, mengapa, berapa lama anda akan menyimpannya dan hak mereka ke atasnya. Jangan senyap-senyap mengekalkan butiran calon yang tidak berjaya tanpa had 'sekiranya sesuatu timbul' tanpa memaklumkan mereka dan memperoleh asas yang sesuai untuk berbuat demikian.
Tetapkan tempoh pengekalan yang ditentukan untuk rekod rekrutmen dan padam data apabila ia tamat tempoh. Pendekatan biasa ialah menyimpan data pemohon yang tidak berjaya untuk tempoh terhad selepas keputusan, mencukupi untuk mempertahankan potensi tuntutan diskriminasi, dan kemudian memadamkannya dengan selamat.
