Wawasan HR • 12 MINIT BACAAN
Senarai Semak Pematuhan HR: Apa yang Diperlukan Setiap Syarikat dalam 2026
MAY 8, 2026
Pematuhan HR kini lebih kompleks berbanding sebelum ini. Gunakan senarai semak ini untuk memastikan organisasi anda diliputi dari segi undang-undang pekerjaan, perlindungan data, serta kesihatan dan keselamatan.
Mengapa pematuhan tidak boleh diserahkan sepenuhnya kepada pihak undang-undang
Pakar HR berada di barisan hadapan pematuhan undang-undang pekerjaan. Setiap hari, HR membuat keputusan tentang proses disiplin, gaji, masa bekerja, dan data yang mempunyai implikasi undang-undang. Walaupun seorang peguam boleh memberikan nasihat apabila perkara menjadi salah, tugas HR ialah memastikan ia tidak menjadi salah sejak awal lagi. Program pematuhan yang direka dengan baik adalah jauh lebih murah daripada mempertahankan tuntutan tribunal pekerjaan atau siasatan perlindungan data.
Kontrak pekerjaan dan dokumentasi
Setiap pekerja mesti menerima penyata bertulis tentang terma dan syarat utama pekerjaan pada atau sebelum hari pertama mereka. Penyata itu hendaklah merangkumi gaji, waktu bekerja, kelayakan cuti, tempoh notis, dan tempat kerja. Semak semula templat kontrak setiap tahun untuk memastikan ia mencerminkan perundangan semasa. Pastikan bahawa semua perubahan kepada terma pekerjaan disahkan secara bertulis dan bahawa pekerja menandatangani sebagai pengesahan penerimaan.
Semakan hak untuk bekerja
Majikan mesti menyemak bahawa setiap pekerja mempunyai hak untuk bekerja di negara tersebut sebelum mereka mula bekerja. Kaedah semakan bergantung pada sama ada individu tersebut ialah warganegara British atau Ireland, mempunyai Biometric Residence Permit, atau menggunakan perkhidmatan semakan dalam talian Home Office. Simpan rekod bagi setiap semakan, termasuk dokumen yang dilihat dan tarikh, sepanjang tempoh pekerjaan dan selama dua tahun selepas ia tamat. Denda kerana menggaji seseorang tanpa hak untuk bekerja boleh mencecah £60,000 bagi setiap pekerja yang menyalahi undang-undang.
Perlindungan data dan GDPR
HR memproses jumlah data peribadi yang besar: permohonan kerja, rekod prestasi, data penggajian, maklumat kesihatan, dan rekod tatatertib. Di bawah UK GDPR, data ini mesti dikumpulkan untuk tujuan yang khusus dan sah, disimpan hanya selama perlu, dijaga dengan selamat, dan boleh diakses oleh subjek data atas permintaan. Lakukan latihan pemetaan data untuk mengenal pasti semua data peribadi yang dipegang oleh HR, dokumentasikan asas undang-undang bagi pemprosesan setiap kategori, dan tetapkan dasar pengekalan yang dikuatkuasakan secara automatik sedapat mungkin.
