1.Tujuan dan Ruang Lingkup
BambooHR LLC ("BambooHR") telah mengadopsi Kebijakan Data Biometrik ini untuk mematuhi Illinois Biometric Information Privacy Act (BIPA) dan undang-undang privasi biometrik serupa di yurisdiksi lain. Kebijakan ini berlaku untuk pengumpulan, penggunaan, pengamanan, penyimpanan, retensi, dan penghancuran pengenal biometrik dan informasi biometrik (secara kolektif, "Data Biometrik") sehubungan dengan produk dan layanan BambooHR.
Kebijakan ini berlaku untuk fitur pelacakan waktu BambooHR yang dapat menggunakan pemindaian sidik jari atau geometri wajah untuk mengaktifkan fungsi clock-in dan clock-out karyawan, serta untuk fitur lain apa pun yang mungkin diperkenalkan BambooHR yang melibatkan Data Biometrik. Kebijakan ini tidak berlaku untuk integrasi yang dikonfigurasi pelanggan dengan penyedia perangkat keras atau perangkat lunak biometrik pihak ketiga.
2.Pengumpulan Data Biometrik
BambooHR hanya mengumpulkan Data Biometrik dengan persetujuan tertulis yang eksplisit dari individu yang Data Biometriknya dikumpulkan. Sebelum mengumpulkan Data Biometrik apa pun, BambooHR atau pelanggannya (sebagai pemberi kerja) akan: (a) memberi tahu individu secara tertulis bahwa Data Biometrik sedang dikumpulkan atau disimpan; (b) menjelaskan tujuan spesifik dan jangka waktu pengumpulan, penyimpanan, dan penggunaan Data Biometrik; dan (c) menerima pelepasan tertulis yang ditandatangani oleh individu tersebut.
BambooHR tidak mengumpulkan Data Biometrik tanpa sepengetahuan individu tersebut. BambooHR tidak mewajibkan individu untuk memberikan Data Biometrik sebagai syarat untuk menyediakan layanan yang tidak terkait dengan tujuan pengumpulan Data Biometrik tersebut.
3.Jadwal Retensi dan Penghancuran
BambooHR hanya akan menyimpan Data Biometrik selama periode yang diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulannya, atau sebagaimana diwajibkan oleh hukum. Dalam keadaan apa pun BambooHR tidak boleh menyimpan Data Biometrik lebih lama dari tiga (3) tahun sejak tanggal interaksi terakhir individu tersebut dengan BambooHR, atau tanggal hubungan kerja dengan pelanggan berakhir, mana yang lebih dahulu, kecuali hukum yang berlaku mensyaratkan periode retensi yang lebih lama.
Apabila tujuan pengumpulan Data Biometrik telah terpenuhi, atau pada saat berakhirnya periode retensi, BambooHR akan menghancurkan Data Biometrik secara permanen menggunakan metode yang menjadikan data tidak dapat dipulihkan dan sesuai dengan hukum yang berlaku. BambooHR akan memelihara catatan penghancuran sebagaimana diwajibkan oleh hukum yang berlaku.
4.Perlindungan dan Penyimpanan
BambooHR menggunakan tingkat kehati-hatian yang sama atau lebih tinggi untuk menyimpan, mentransmisikan, dan melindungi Data Biometrik sebagaimana yang digunakannya untuk menyimpan, mentransmisikan, dan melindungi informasi rahasia dan sensitif lainnya. Data Biometrik dienkripsi saat transit dan di rest menggunakan enkripsi standar industri. Akses ke Data Biometrik dibatasi hanya untuk personel berwenang yang memerlukan akses untuk melaksanakan tugas pekerjaan mereka.
BambooHR tidak menyimpan Data Biometrik di lokasi on-premises. Seluruh Data Biometrik diproses dan disimpan dalam infrastruktur cloud aman milik BambooHR dan tunduk pada kontrol keamanan standar BambooHR yang dijelaskan dalam Eksibit Keamanan.
5.Pengungkapan kepada Pihak Ketiga
BambooHR tidak akan menjual, menyewakan, memperdagangkan, atau dengan cara lain memperoleh keuntungan dari Data Biometrik individu. BambooHR tidak akan mengungkapkan atau menyebarluaskan Data Biometrik kepada pihak lain mana pun tanpa terlebih dahulu memperoleh persetujuan tertulis dari individu atau dari pelanggan atas nama individu tersebut, kecuali dalam keadaan terbatas berikut: (a) ketika diwajibkan oleh hukum; (b) ketika pengungkapan diperlukan untuk menyelesaikan transaksi keuangan yang diminta oleh individu; atau (c) ketika diperintahkan oleh pengadilan yang berwenang.
BambooHR dapat mengungkapkan Data Biometrik kepada penyedia layanan yang membantu dalam mengoperasikan platform BambooHR, dengan syarat penyedia layanan tersebut terikat oleh kewajiban kontraktual untuk melindungi Data Biometrik dan menggunakannya hanya untuk tujuan pengungkapannya.
6.Hak Individu
Individu yang Data Biometriknya telah dikumpulkan oleh BambooHR berhak untuk: (a) menerima salinan Kebijakan ini atas permintaan; (b) meminta akses ke Data Biometrik mereka; (c) meminta penghapusan Data Biometrik mereka, tunduk pada persyaratan retensi yang berlaku; dan (d) mengajukan keluhan jika mereka meyakini bahwa Data Biometrik mereka telah dikumpulkan, digunakan, atau diungkapkan dengan melanggar hukum yang berlaku.
Permintaan terkait Data Biometrik harus diajukan kepada BambooHR melalui halaman kontak kami. BambooHR akan menanggapi permintaan tersebut dalam waktu yang wajar dan sesuai dengan hukum yang berlaku.
