Apa yang sebenarnya dilakukan HRIS
Sistem informasi HR (HRIS) adalah satu tempat untuk menyimpan dan mengelola data karyawan serta menjalankan proses sehari-hari di sekitarnya. Fitur umum mencakup catatan karyawan pusat, pelacakan absensi dan cuti, penyimpanan dokumen, alur onboarding, alat kinerja, pelaporan, dan swalayan bagi staf dan manajer.
Manfaat utamanya adalah satu sumber kebenaran. Alih-alih data yang sama berada di belasan spreadsheet dan kotak masuk, semua orang bekerja dari satu catatan yang akurat. Itu mengurangi kesalahan, menghemat waktu, dan membuat pelaporan yang dijelaskan pada bab sebelumnya benar-benar andal.
Swalayan sering kali menjadi fitur yang paling diperhatikan karyawan. Memberi orang kemampuan memesan cuti, memperbarui detail mereka sendiri, dan menemukan kebijakan tanpa mengirim email ke HR menghilangkan sebagian besar administrasi bernilai rendah dan memberi staf pengalaman yang lebih cepat dan modern.
Membangun versus membeli
Beberapa organisasi tergoda untuk membangun sistem mereka sendiri atau merakitnya dari spreadsheet dan alat umum. Ini mungkin tampak lebih murah pada awalnya, tetapi biaya sebenarnya mencakup pemeliharaan berkelanjutan, keamanan, pembaruan kepatuhan, dan biaya peluang waktu tim Anda. Persyaratan hukum ketenagakerjaan dan GDPR berubah, dan sistem buatan sendiri harus mengikuti perkembangan itu.
Membeli HRIS yang sudah mapan menyebarkan biaya-biaya itu ke banyak pelanggan dan memberi Anda produk yang dipelihara, diamankan, dan diperbarui oleh vendor spesialis. Bagi sebagian besar pemberi kerja kecil dan menengah, membeli adalah pilihan pragmatis, yang membebaskan waktu internal yang langka untuk pekerjaan yang hanya dapat Anda lakukan.
Ada jalan tengah: membeli sistem inti dan mengonfigurasinya sesuai kebutuhan Anda daripada membangun perangkat lunak khusus. HRIS yang baik cukup fleksibel untuk menyesuaikan proses Anda tanpa pengembangan kustom, sehingga Anda tetap berada pada jalur pembaruan yang didukung.
Kriteria pemilihan
Mulailah dari kebutuhan Anda, bukan dari daftar fitur vendor. Daftarkan proses yang paling menyulitkan Anda saat ini dan kapabilitas yang Anda perlukan saat berkembang, lalu pisahkan yang wajib dari yang sekadar baik untuk dimiliki. Ini menjaga demo tetap terfokus pada apa yang penting bagi Anda.
Berikan bobot besar pada kegunaan. Sistem yang kuat tetapi membingungkan bagi orang tidak akan diadopsi, dan adopsilah yang menghasilkan manfaat. Libatkan manajer dan karyawan yang benar-benar akan menggunakannya, dan insistensi pada uji coba langsung alih-alih demo penjualan yang dipoles.
Bagi pemberi kerja di Irlandia, UK, dan Uni Eropa, kepatuhan GDPR tidak dapat ditawar. Periksa di mana data di-host, sertifikasi keamanan apa yang dimiliki vendor, apakah tersedia perjanjian pemrosesan data yang sesuai, dan bagaimana sistem mendukung hak subjek data serta aturan retensi. Pastikan juga sistem mencerminkan realitas lokal seperti PAYE, cuti statutoris, dan terminologi yang benar — bukan konsep AS.
Implementasi
Sistem yang baik tetapi diterapkan dengan buruk tidak akan memberi banyak hasil, jadi perlakukan implementasi sebagai proyek tersendiri. Tunjuk pemilik internal, sepakati garis waktu yang realistis, dan bersihkan data yang ada sebelum memigrasikannya — mengimpor data yang berantakan hanya memindahkan kekacauan ke tempat baru.
Konfigurasikan sistem agar sesuai dengan proses yang masuk akal dan disepakati, alih-alih meniru setiap keanehan cara Anda bekerja saat ini. Implementasi adalah momen ideal untuk merapikan praktik yang tidak konsisten, tetapi tahan godaan untuk terlalu mengustomisasi, karena itu menumpuk kompleksitas untuk masa depan.
Investasikan pada pelatihan dan komunikasi. Jelaskan kepada staf mengapa perubahan ini terjadi dan apa manfaatnya bagi mereka, sediakan pelatihan yang sesuai peran, dan buat dukungan mudah diakses pada minggu-minggu awal. Adopsi, bukan instalasi, adalah ukuran keberhasilan yang sesungguhnya.
Mendapatkan nilai dari waktu ke waktu
Manfaat HRIS bertambah seiring data terakumulasi dan proses menjadi stabil. Setelah go-live, tinjau bagaimana sistem digunakan, hentikan spreadsheet bayangan yang seharusnya digantikan, dan secara bertahap aktifkan fitur yang Anda tunda selama peluncuran awal.
Tinjau kembali sistem secara berkala terhadap kebutuhan Anda yang terus berkembang. Seiring pertumbuhan atau masuk ke pasar baru, kebutuhan berubah, dan sistem yang cocok untuk dua puluh karyawan mungkin perlu dikonfigurasi ulang untuk seratus karyawan di beberapa negara. Platform yang dipilih dengan baik, didukung oleh mitra yang berpengetahuan seperti Grouper, seharusnya tumbuh bersama Anda, bukan menghambat Anda.
