Menetapkan peran dan spesifikasi pekerjaan
Setiap perekrutan yang baik dimulai dengan kejelasan tentang apa sebenarnya yang sedang Anda rekrut. Sebelum menulis iklan, tetapkan tanggung jawab inti, hasil yang harus dicapai peran tersebut, serta keterampilan dan pengalaman yang benar-benar diperlukan untuk mencapainya. Memisahkan kriteria esensial dari yang diinginkan akan menjaga proses penyaringan berikutnya tetap objektif dan dapat dipertahankan.
Spesifikasi pekerjaan dan spesifikasi orang memiliki tujuan yang berbeda. Spesifikasi pekerjaan menjelaskan pekerjaan; spesifikasi orang menjelaskan atribut yang dibutuhkan kandidat. Jaga agar spesifikasi orang tetap berfokus pada kemampuan yang relevan dengan pekerjaan, dan hindari kriteria yang secara tidak langsung dapat mengecualikan kelompok terlindungi tanpa pembenaran yang baik.
Hati-hati dengan bahasa iklan Anda. Di Irlandia dan Inggris, hukum diskriminasi melarang redaksi yang dapat menghalangi kandidat berdasarkan usia, gender, ras, disabilitas, agama, orientasi seksual, status sipil, atau status keluarga. Frasa seperti 'young and dynamic' atau 'recent graduate' dapat membawa risiko diskriminasi usia meskipun tidak disengaja.
Mencari kandidat
Ada banyak jalur menuju kandidat: halaman karier Anda sendiri, job board, jejaring profesional seperti LinkedIn, agen rekrutmen, dan referensi dari staf yang sudah ada. Masing-masing memiliki biaya dan hasil yang berbeda, dan sebagian besar pemberi kerja menggunakan kombinasi yang bergantung pada senioritas dan kelangkaan peran.
Skema rujukan karyawan dapat sangat efektif bagi perusahaan yang lebih kecil, tetapi waspadalah agar tidak menyempitkan keragaman kumpulan pelamar Anda. Jika semua orang direkrut melalui jaringan pribadi dari tim yang homogen, Anda mungkin tanpa sengaja mengukuhkan kurangnya keragaman, yang merupakan persoalan etis sekaligus hukum.
Saluran pencarian apa pun yang Anda gunakan, simpan catatan yang konsisten tentang dari mana lamaran berasal dan bagaimana penanganannya. Ini membantu Anda mengukur saluran mana yang efektif dan menyediakan jejak audit jika suatu saat kandidat mempertanyakan bagaimana mereka diperlakukan.
Wawancara dan seleksi
Wawancara terstruktur — di mana setiap kandidat diajukan pertanyaan inti yang sama dan dinilai berdasarkan kriteria yang ditentukan — lebih adil dan lebih prediktif daripada percakapan tidak terstruktur. Sepakati pertanyaan dan penilaiannya sebelumnya, dan gunakan lebih dari satu pewawancara jika memungkinkan untuk mengurangi bias individu.
Jaga agar pertanyaan tetap terkait pekerjaan. Menanyakan rencana seseorang untuk memiliki anak, usia mereka, kesehatan mereka, atau agama mereka bukan hanya praktik yang buruk tetapi dapat dianggap sebagai diskriminasi yang melanggar hukum di Irlandia dan Inggris. Jika memang ada persyaratan pekerjaan yang sah, mintalah saran sebelum mengandalkannya.
Dokumentasikan keputusan Anda. Catatan singkat dan faktual yang menjelaskan mengapa setiap kandidat maju atau tidak melindungi Anda jika keputusan tersebut kemudian dipertanyakan, dan menanamkan disiplin yang sehat yang menjaga seleksi tetap berfokus pada merit.
Pemeriksaan hak untuk bekerja dan pra-kerja
Sebelum seseorang mulai bekerja, Anda harus memastikan bahwa secara hukum ia berhak bekerja untuk Anda. Ini adalah padanan lokal dari apa yang dilakukan pemberi kerja di AS dengan Form I-9, tetapi prosesnya berbeda: di Inggris, pemberi kerja melakukan pemeriksaan hak untuk bekerja yang telah ditentukan (semakin sering melalui layanan daring Home Office atau penyedia layanan identitas) dan menyimpan bukti untuk menetapkan alasan hukum sebagai pembelaan terhadap sanksi pekerja ilegal.
Di Irlandia, warga negara non-EEA umumnya memerlukan izin kerja atau izin lain untuk bekerja, dan pemberi kerja harus memastikan bahwa izin yang benar telah ada. Warga negara EEA dan Swiss tidak memerlukan izin untuk bekerja di Irlandia. Selalu periksa aturan terkini dengan departemen pemerintah yang relevan, karena persyaratan imigrasi sering berubah.
Pemeriksaan pra-kerja lainnya — referensi, verifikasi kualifikasi, dan untuk peran tertentu, pemeriksaan melalui Garda vetting di Irlandia atau DBS di Inggris — harus proporsional terhadap peran tersebut. Lakukan hanya pemeriksaan yang benar-benar diperlukan, karena masing-masing melibatkan pemrosesan data pribadi.
GDPR dalam rekrutmen
Rekrutmen menghasilkan volume data pribadi yang besar — CV, formulir lamaran, catatan wawancara, referensi, dan terkadang data kategori khusus seperti informasi kesehatan untuk tujuan penyesuaian yang wajar. Di bawah GDPR dan UK GDPR, Anda harus memiliki dasar hukum untuk memprosesnya, memberi tahu kandidat bagaimana data mereka akan digunakan, dan menyimpannya hanya selama Anda benar-benar membutuhkannya.
Berikan pelamar pemberitahuan privasi rekrutmen yang jelas yang menjelaskan apa yang Anda kumpulkan, alasannya, berapa lama Anda akan menyimpannya, dan hak-hak mereka atas data tersebut. Jangan diam-diam menyimpan rincian kandidat yang tidak berhasil tanpa batas waktu 'jika sewaktu-waktu dibutuhkan' tanpa memberi tahu mereka dan memperoleh dasar yang sesuai untuk melakukannya.
Tetapkan periode retensi yang jelas untuk catatan rekrutmen dan hapus data setelah periode tersebut berakhir. Pendekatan yang umum adalah menyimpan data pelamar yang tidak berhasil selama periode terbatas setelah keputusan dibuat, cukup untuk membela potensi klaim diskriminasi, lalu menghapusnya secara aman.
