Wawasan HR • 10 MENIT BACA
Memahami GDPR untuk Departemen HR
APR 2, 2026
Departemen HR menangani data pribadi sensitif setiap hari. Berikut adalah panduan bahasa sederhana tentang kewajiban GDPR dan cara tetap patuh.
Dasar-dasar GDPR untuk HR
Peraturan Perlindungan Data Umum Inggris Raya (UK GDPR) dan padanannya di Uni Eropa mengatur bagaimana data pribadi dikumpulkan, disimpan, digunakan, dan dihapus. Bagi departemen HR, data pribadi mencakup segala sesuatu mulai dari lamaran kerja hingga slip gaji dan catatan sakit. Enam prinsip perlindungan data adalah legalitas, keadilan, dan transparansi; pembatasan tujuan; minimisasi data; akurasi; pembatasan penyimpanan; serta integritas dan kerahasiaan. HR harus dapat menunjukkan kepatuhan terhadap keenamnya.
Dasar hukum untuk memproses data karyawan
Setiap aktivitas pemrosesan data HR harus memiliki dasar hukum. Yang paling umum bagi karyawan adalah: pelaksanaan kontrak (memproses data penggajian untuk membayar karyawan), kewajiban hukum (menjaga catatan hak bekerja), dan kepentingan sah (memantau penggunaan email pada perangkat perusahaan untuk tujuan keamanan). Data kategori khusus, yang mencakup informasi kesehatan, asal ras atau etnis, dan data biometrik, memerlukan syarat tambahan: paling umum persetujuan eksplisit atau kebutuhan untuk tujuan hukum ketenagakerjaan.
Hak karyawan yang harus Anda hormati
Karyawan memiliki hak untuk mengakses data pribadi mereka (permintaan akses subjek harus ditanggapi dalam waktu satu bulan), hak untuk memperbaiki data yang tidak akurat, hak untuk penghapusan dalam keadaan tertentu, dan hak untuk membatasi pemrosesan. Tetapkan proses yang jelas untuk menangani permintaan ini, latih tim HR Anda untuk mengenalinya, dan pastikan Anda dapat mengambil data yang relevan dari HRIS Anda dengan cepat. Tanggapan yang terlambat atau tidak lengkap dapat mengakibatkan tindakan regulatori.
Area berisiko tinggi bagi HR
Aktivitas HR tertentu membawa risiko perlindungan data yang lebih tinggi: pengambilan keputusan otomatis dalam rekrutmen (menggunakan AI untuk menyaring CV), transfer data karyawan ke penyedia penggajian pihak ketiga, pengumpulan data biometrik untuk sistem kehadiran dan absensi, dan penggunaan alat pemantauan karyawan. Lakukan Penilaian Dampak Perlindungan Data (DPIA) sebelum menerapkan teknologi baru apa pun yang memproses data kategori khusus atau melibatkan keputusan otomatis yang memengaruhi individu.
