Role और job specification को परिभाषित करना
हर अच्छी hire की शुरुआत इस स्पष्टता से होती है कि आप वास्तव में किसके लिए hiring कर रहे हैं। Advertisement लिखने से पहले, core responsibilities, वे outcomes जिन्हें role को deliver करना है, और वे skills तथा experience निर्धारित करें जो उन्हें प्राप्त करने के लिए वास्तव में आवश्यक हैं। Essential criteria को desirable ones से अलग करना आपकी बाद की shortlisting को objective और defensible बनाता है।
Job specification और person specification के उद्देश्य भिन्न होते हैं। Job spec work का वर्णन करती है; person spec candidate के लिए आवश्यक attributes का वर्णन करती है। Person spec को केवल job से संबंधित capabilities तक सीमित रखें, और ऐसे criteria से बचें जो अनुचित औचित्य के बिना protected groups को indirectly बाहर कर सकते हों।
अपने advert की भाषा के साथ सावधान रहें। Ireland और UK दोनों में, discrimination law ऐसी wording पर रोक लगाता है जो age, gender, race, disability, religion, sexual orientation, civil status या family status जैसे आधारों पर candidates को हतोत्साहित कर सकती है। 'young and dynamic' या 'recent graduate' जैसे phrases, अनजाने में भी, age-discrimination risk ला सकते हैं।
Candidates का sourcing
Candidates तक पहुँचने के कई रास्ते हैं: आपकी अपनी careers page, job boards, LinkedIn जैसे professional networks, recruitment agencies, और existing staff से referrals। प्रत्येक की costs और yields अलग होती हैं, और अधिकांश नियोक्ता role की seniority और scarcity के आधार पर मिश्रण का उपयोग करते हैं।
कर्मचारी रेफरल योजनाएँ छोटी फर्मों के लिए अत्यंत प्रभावी हो सकती हैं, लेकिन सावधान रहें कि कहीं वे आपके आवेदक-समूह की विविधता को सीमित न कर दें। यदि सभी नियुक्तियाँ एक सजातीय टीम के व्यक्तिगत नेटवर्कों के माध्यम से की जाती हैं, तो आप अनजाने में विविधता की कमी को जड़ें जमा लेने दे सकते हैं, जो नैतिक और कानूनी, दोनों दृष्टि से चिंता का विषय है।
आप जिन भी sourcing channels का उपयोग करें, आवेदन कहाँ से आए और उन्हें कैसे संभाला गया, इसका सुसंगत record रखें। यह आपको यह मापने में मदद करता है कि कौन-से channels काम करते हैं और यदि कभी कोई candidate यह प्रश्न उठाए कि उसके साथ कैसा व्यवहार किया गया, तो एक audit trail प्रदान करता है।
Interviewing और selection
Structured interviews — जहाँ प्रत्येक candidate से समान core questions पूछे जाते हैं और defined criteria के विरुद्ध score किया जाता है — unstructured chats की तुलना में अधिक निष्पक्ष और अधिक predictive होती हैं। प्रश्न और scoring पहले से सहमत करें, और जहाँ व्यावहारिक हो वहाँ individual bias कम करने के लिए एक से अधिक interviewer का उपयोग करें।
प्रश्नों को job-related रखें। किसी की children पैदा करने की योजना, उनकी age, health या religion के बारे में पूछना न केवल खराब practice है, बल्कि Ireland और UK में unlawful discrimination के बराबर भी हो सकता है। यदि genuine occupational requirement मौजूद हो, तो उस पर भरोसा करने से पहले सलाह लें।
अपने decisions को दस्तावेजित करें। संक्षिप्त, तथ्यात्मक notes जो यह समझाती हों कि प्रत्येक candidate को आगे क्यों बढ़ाया गया या क्यों नहीं, यदि किसी निर्णय को बाद में चुनौती दी जाए तो आपकी रक्षा करती हैं, और एक स्वस्थ discipline स्थापित करती हैं जो selection को merit पर केंद्रित रखती है।
काम करने के अधिकार और पूर्व-नियोजन जाँचें
किसी व्यक्ति के शुरू करने से पहले, आपको यह पुष्टि करनी चाहिए कि वे आपके यहाँ काम करने के लिए विधिसम्मत रूप से अधिकृत हैं। यह उस स्थानीय समकक्ष के समान है जो अमेरिकी नियोक्ता Form I-9 के साथ करते हैं, लेकिन प्रक्रिया भिन्न है: यूके में, नियोक्ता निर्धारित right-to-work जाँचें करते हैं (जो increasingly Home Office online service या identity service provider के माध्यम से की जाती हैं) और अवैध कार्य-नियोजन दंडों के विरुद्ध statutory excuse स्थापित करने हेतु साक्ष्य सुरक्षित रखते हैं।
आयरलैंड में, गैर-EEA नागरिकों को सामान्यतः employment permit या काम करने की अन्य अनुमति की आवश्यकता होती है, और नियोक्ताओं को स्वयं यह सुनिश्चित करना होता है कि उपयुक्त अनुमति उपलब्ध है। EEA और Swiss नागरिकों को आयरलैंड में काम करने के लिए permit की आवश्यकता नहीं होती। चूँकि आव्रजन संबंधी आवश्यकताएँ अक्सर बदलती रहती हैं, इसलिए संबंधित सरकारी विभाग से वर्तमान नियम अवश्य जाँचें।
अन्य pre-employment checks — references, qualification verification और, कुछ roles के लिए, Ireland में Garda vetting या UK में DBS के माध्यम से vetting — role के अनुपात में होने चाहिए। केवल वही checks करें जो वास्तव में आवश्यक हों, क्योंकि प्रत्येक में personal data का processing शामिल होता है।
Recruitment में GDPR
Recruitment बड़ी मात्रा में personal data उत्पन्न करता है — CVs, application forms, interview notes, references और कभी-कभी special-category data जैसे reasonable-accommodation purposes के लिए health information। GDPR और UK GDPR के अंतर्गत आपके पास इसे process करने का lawful basis होना चाहिए, candidates को बताना चाहिए कि उनके data का उपयोग कैसे होगा, और इसे केवल उतने समय तक रखना चाहिए जितना वास्तव में आवश्यक है।
Applicants को एक स्पष्ट recruitment privacy notice दें, जिसमें बताया गया हो कि आप क्या collect करते हैं, क्यों, कितने समय तक रखेंगे, और उस पर उनके क्या अधिकार हैं। unsuccessful candidates के विवरण को 'यदि कभी कुछ आ जाए' सोचकर quietly अनिश्चितकाल तक न रखें, बिना उन्हें बताए और ऐसा करने के लिए उपयुक्त basis प्राप्त किए।
Recruitment records के लिए एक निर्धारित retention period निर्धारित करें और अवधि समाप्त होने पर data delete करें। एक सामान्य approach यह है कि unsuccessful applicants का data निर्णय के बाद सीमित अवधि तक रखा जाए, जो संभावित discrimination claim की रक्षा के लिए पर्याप्त हो, और फिर उसे सुरक्षित रूप से erase कर दिया जाए।
