Guide • Compliance • 14 min de lectura
Comprobaciones del derecho a trabajar en Irlanda y el Reino Unido
Cómo verificar el derecho de un candidato a trabajar en Irlanda y el Reino Unido, evitar sanciones por trabajo ilegal y conservar registros conformes.
Por qué importan las comprobaciones del derecho a trabajar
Los empleadores en Irlanda y en el Reino Unido tienen la obligación legal de asegurarse de que todas las personas a las que emplean están autorizadas para trabajar. Equivocarse expone a la empresa a sanciones civiles y, en casos graves, a responsabilidad penal. Es el equivalente local del proceso I-9 de EE. UU., pero las normas, los documentos y los requisitos de conservación de registros son distintos y no deben confundirse.
Lo correcto es comprobarlo de forma sistemática para cada nueva incorporación, no de manera selectiva, porque las comprobaciones inconsistentes pueden dar lugar a reclamaciones por discriminación. Integre la comprobación en su flujo estándar de incorporación para que se haga siempre del mismo modo.
La situación en Irlanda
Los nacionales irlandeses y del EEE/Suiza tienen derecho automático a trabajar en Irlanda. Los nacionales de fuera del EEE generalmente requieren un permiso de empleo (como un Critical Skills Employment Permit o un General Employment Permit) u otra autorización que permita el empleo, como determinados sellos de inmigración. El Department of Enterprise, Trade and Employment administra el sistema de permisos de empleo.
Los empleadores deben verificar la nacionalidad de la persona y, cuando proceda, examinar y registrar el permiso o autorización de inmigración correspondiente antes de que empiece el empleo. Emplear a una persona nacional no perteneciente al EEE sin el permiso requerido constituye una infracción, así que conserve pruebas de la comprobación y anote cualquier fecha de caducidad para renovar a tiempo las autorizaciones.
La situación en el Reino Unido
En el Reino Unido, los empleadores deben realizar una comprobación prescrita del derecho a trabajar para establecer una excusa legal frente a una multa civil por empleo ilegal. Desde el Brexit, los nacionales de la UE ya no tienen derecho automático a trabajar y deben acreditar su situación, normalmente mediante el servicio de código compartido en línea o a través del EU Settlement Scheme.
Hay tres vías: una comprobación manual de documentos, el servicio de comprobación en línea del Home Office (mediante un share code) o el uso de un Identity Service Provider certificado para determinados titulares de documentos. Siga con precisión la guía vigente del Home Office, porque las listas de documentos aceptados y los procedimientos se actualizan periódicamente.
Registros, plazos y comprobaciones repetidas
Realice la comprobación antes de que comience la relación laboral, conserve durante el empleo y durante un periodo definido posterior una copia clara y fechada de la prueba, y almacénela de forma segura conforme al GDPR. En el caso de personas con autorización temporal, programe una comprobación de seguimiento antes de que dicha autorización expire.
Un HRIS ayuda almacenando la evidencia del derecho a trabajar junto a cada expediente de empleado con acceso restringido, y activando recordatorios antes de las fechas de caducidad. Así convierte un riesgo de cumplimiento en un paso rutinario y automatizado, en lugar de algo que dependa de que una persona recuerde actuar.
